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Informationen Datenschutz-Grundverordnung

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

Information der Verwaltungsgemeinschaft Feldstein zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnungen

 

Vorwort

Die Verwaltungsgemeinschaft Feldstein als Behörde für die 16 Mitgliedsgemeinden der VG steht aufgrund der verschiedenen übertragen gesetzlichen Aufgaben und deren Erfüllung in vielfältigen Kontakt mit den Bürgern. Wir erlassen im Rahmen der Aufgabenerfüllung Bescheide, bearbeiten Anträge und erbringen in sonstiger Form Dienstleistungen für die Bürger. Im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung benötigen wir auch personenbezogene Daten, erhalten diese oder kommen mit diesen in Kontakt.

 

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

 

Bitte beachten Sie auch die besonderen Informationsschreiben der Finanzverwaltung sowie des Einwohnermeldeamtes. Alle Informationsschreiben stehen Ihnen als pdf- Dokument auch zum Ausdruck bereits. Selbstverständlich senden wir Ihnen auf Anfrage die Informationsschreiben auch kostenfrei zu bzw. können Sie diese auch in der  VG Feldstein erhalten.

 

 

Wer sind wir?

„Wir“ sind die Verwaltungsgemeinschaft Feldstein und Behörde der 16 Mitgliedsgemeinden der VG. Als solche sind wir mit der Erfüllung der verschiedenen gesetzlichen Aufgaben der öffentlichen Kommunalverwaltung beauftragt und für eine rechtmäßige Aufgabenerfüllung verantwortlich. Weitere Informationen zu den uns obliegenden Aufgaben können Sie den Verwaltungsgliederungsplan der VG Feldstein entnehmen, den Sie auf der Internetseite der VG unter  dem  Menüpunkt Bürgerservice/ Wir über uns einsehen können.

 

Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die Verwaltungsgemeinschaft Feldstein, vertreten durch die Gemeinschaftsvorsitzende, Frau Dagmar Dummer richten. Diese erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten: Verwaltungsgemeinschaft Feldstein, Mauerstraße 9, 98660 Themar Telefon: 036873/ 291 24 Fax: 036873/ 291 35 Email:

 

Darüber hinaus können Sie sich an den Datenschutzbeauftragen der VG Feldstein wenden. Diesen erreichen Sie unter: Datenschutzbeauftragter der VG Feldstein, Mauerstraße 9, 98660 Themar
Telefon: 036873/ 291 20 Fax: 036873/ 291 35 Email:

 

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Ihre Daten erhalten wir direkt von Ihnen selbst, z.B. durch Ihre Anzeigen, Mitteilungen und Anträge oder sie werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhoben und verarbeitet. Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.

 

Zu welchem Zweck verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Die Erhebung der personenbezogenen Daten ist notwendig, um über Ihren Antrag entscheiden zu können, um einer gesetzlichen Pflicht nachkommen zu können oder um einen Vertrag mit Ihnen schließen zu können. Den exakten Zweck und die Rechtsgrundlage für Ihren individuellen Sachverhalt/ Vorgang nennt Ihnen gerne der zuständige Sachbearbeiter

Datenschutzrechtliche Grundlagen sind Art. 6 DSGVO und § 16 Abs. 1 ThürDSG-E bzw. Art. 9 DSGVO und § 16 Abs. 2 ThürDSG-E für besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Hinweis: Einwilligungen nach Art. 6 (1) a) DSGVO können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für bereits erteilte Einwilligungserklärungen vor Inkrafttreten der DSGVO.

 

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:

  • persönliche Identifikations- und Kontaktangaben z.B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und Ort, Staatsangehörigkeit, Steuernummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer,

  • für die Festsetzung und Erhebung der Abgaben (Steuern, Gebühren und Beiträge) erforderliche Informationen (z.B. Bankverbindung, Größe und Lage der Wohnung/Grundbesitz, Pachtfläche, Informationen zu Veranstaltungen, Anzahl der Kinder und in Anspruch genommenes Betreuungsangebot)

  • von Dritten übersandte Berechnungsgrundlagen und Daten (z.B. Grundsteuer- und Gewerbesteuermessbescheide, Vertretungsbefugte, Angaben über geleistete oder erstattete Abgaben, Angaben über abgegebene Steuererklärungen und gestellte Anträge, Rechtsbehelfe, Mitteilungen der Rechtsanwälte und Steuerberater, Daten aus öffentlichen Registern (z.B. Handelsregister, Vereinsregister, Grundbuch, Insolvenzbekanntmachung, Liegenschaftskataster) Betriebsstättenanschriften

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten“ i.S.v. Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung erheben wir nur, wenn dies für die Bearbeitung des Sachverhaltes/Vorgangs oder Antrages zwingend notwendig ist und dann auch nur mit Ihrer Kenntnis. Im Regelfall erheben wir keine sensiblen Daten.

 

Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt in den meisten Fällen im Rahmen des behördlichen Antragsverfahrens aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z. B. Meldepflichten bei Wohnungswechsel). In den meisten Fällen unterliegen Sie einer sogenannten Mitwirkungspflicht. Ohne die Bereitstellung dieser Daten können auch Ihre Anliegen, Anträge u.ä. nicht bearbeitet werden. Auch erschwert oder verhindert die fehlende Bereitstellung der Daten in den meisten Fällen die Kommunikation zwischen Ihnen und der Behörde.

 

Beispiel:

Sie begehren einen Betreuungsplatz für Ihr Kind in einer Kindertagesstätte. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten und die Daten Ihres Kindes (Name, Geburtsdatum, gewünschtes Aufnahmedatum) durch Sie an uns, können wir den Antrag nicht bearbeiten und Ihnen einen Platz zur Verfügung stellen.

Sie nehmen Kontakt mit uns auf und begehren eine Auskunft, eine Beratung oder die Klärung eines Sachverhaltes. Ohne die Mitteilung bzw. Bereitstellung ihrer Kontaktdaten (Namen, Anschrift) ist uns keine Antwort an Sie möglich.

 

An welche Empfänger geben wir personenbezogene Daten weiter und unter welchen Voraussetzungen dürfen wir das?

Zugriff auf personenbezogenen Daten erhalten die Mitarbeiter der VG Feldstein (einschließlich Auszubildende und auf das Datengeheimnis verpflichtete Praktikanten), die unmittelbar für die Bearbeitung Ihres Anliegens, Sachverhalt, Antrages o.ä. zuständig sind. Die Mitarbeiter sind hinsichtlich der Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten belehrt und auf das Datengeheimnis verpflichtet. Innerhalb der VG Feldstein erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten zwischen den einzelnen Ämtern nur, sofern dies zur vollständigen und rechtmäßigen Bearbeitung des Antrages aufgrund der internen Verwaltungsabläufe notwendig ist oder für die Bearbeitung des Sachverhaltes eine Zusammenarbeit der Fachämter notwendig wird.

Sollte Sie in einer Vertragsverbindung mit der VG Feldstein stehen oder im Zusammenhang mit Ihrem Anliegen einer Zahlungsverpflichtung unterliegen (Steuern, Gebühren, Beiträge usw.) so werden hierfür notwendige Daten auch an den Bereich Finanzverwaltung der VG übermittelt und dort erfasst. Zugriff auf diese Daten haben alle mit der Abrechnung befassen Mitarbeiter. Bitte beachten Sie hier auch die besonderen Informationen des Bereiches Finanzverwaltung der VG Feldstein.

 

Beispiel:

Sie melden Ihren Hund im Ordnungsamt der VG Feldstein an. Hier werden die Daten für die Registrierung erhoben Die Anmeldung erhält auch der Bereich Finanzverwaltung zur Festsetzung und Erhebung der Hundesteuer.

Sie beantragen einen Grabplatz auf einem Friedhof für einen verstorbenen Angehörigen. Für den Grabplatz wird eine Gebühr nach der Friedhofsgebührensatzung erhoben und mit Bescheid festgesetzt. Die hierfür von Ihnen erhobenen Daten werden ebenfalls an den Bereich Finanzverwaltung (Kasse) weitergeleitet zum Zwecke der Überwachung des Zahlungsverkehrs (Zahlungseingang).

Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

  • von der VG Feldstein eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten

  • Dritte (andere Behörden oder öffentliche und nichtöffentliche Stellen) bei Vorliegen einer gesetzlichen, vertraglichen oder behördlichen Verpflichtung

 

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur für die Dauer der Bearbeitung. Es gelten unterschiedliche Löschfristen.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus der Abgabenordnung (AO), Thüringer Gemeindehaushaltsverordnung, Richtlinien zur Schriftgutverwaltung usw. ergeben. Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation können bis zu 30 Jahre betragen

 

Werden Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Wir übermitteln keine Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation.

 

Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling?

Es erfolgt keine Verarbeitung der personenbezogenen Daten mittels automatisierter Entscheidungsfindung einschließlich Profiling?

 

 

Welche Rechten haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

  • Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren gemacht werden.

Hier finden Sie ein entsprechendes Formular:  Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO

 

 

  • Recht auf Berichtigung und Vervollständigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

  • Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt unter anderem davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. Punkt 7).

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z.B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung) besteht.

  • Recht auf Widerruf

Sie haben gemäß Artikel 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z.B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens).

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer von Ihnen hierfür gegeben Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

  • Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 (1) e) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese Daten einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

  • Recht auf Beschwerde

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie ebenfalls bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.

 

zuständige Datenschutzbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Postfach 90 04 55, 99107 Erfurt Telefon: 03 61 / 57 311 29 00 Fax: 03 61 / 57 311 29 04 Email:

 

Wo bekommen Sie weitergehende Informationen?

Weitergehende Informationen können Sie den folgenden Internetangeboten entnehmen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Thüringen: www.tlfdi.de

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit:www.bfdi.bund.de

 

 

Hier finden Sie die Information als  pdf-Dokument:

Information zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben VG Feldstein_pdf_Dokument-

 

Besondere Informationen des Bereiches Finanzverwaltung zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben

 

Formular Auskunftsersuchen nach Art 15 DSGVO

Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO 

 

Besondere Informationen für das Einwohnermeldeamt 

 

Information nach Artikel 13 DSGVO für meldepflichtige Personen

 

Information nach Artikel 13 DSGVO für Inhaber von Pässen

 

Information nach Artikel 13 DSGVO für Inhaber von Personalausweisen

 

Informationen für die Kindertagesstätten

Information nach DSGVO Kita St. Bernhard

 

Information nach DSGVO Kita Reurieth

 

Information nach DSGVO Kita Oberstadt

 

Information nach DSGVO Kita Lengfeld

 

 

Die Datenschutzhinweise für die Besucher der Webseite finden Sie unter dem Menupunkt Datenschutz in der Fußzeile der Webseite.